Jak wyznaczyć rezerwy pracownicze na niewykorzystany urlop wypoczynkowy?

Urlop wypoczynkowy jest całorocznym, płatnym oraz nieprzerwanym urlopem przysługującym pracownikowi. Jego wymiar uzależniony jest od stażu pracy pracownika, a staż ten musi być udokumentowany. Do stażu pracy wliczają się okresy pracy potwierdzone świadectwami pracy oraz okresy nauki pracownika. Pracownik ma zatem możliwość skorzystania z urlopu wypoczynkowego w wymiarze:
1. 26 dni, jeżeli jego staż pracy przekracza 10 lat
2. 20 dni, jeżeli jego staż pracy nie przekracza 10 lat

Co do zasady, urlop wypoczynkowy powinien zostać udzielony pracownikowi w roku, w jakim uzyskał on do niego prawo. W Kodeksie Pracy, który zawiera definicję urlopu wypoczynkowego, nie ma jednak jednoznacznego wskazania, w jaki sposób urlop ten ma być wykorzystany. Pomimo tego, że duży nacisk kładzie się obecnie na to, aby urlop wypoczynkowy był przez pracownika wykorzystywany na bieżąco, to wciąż powszechną sytuacją jest wypłacanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Obowiązek taki ciąży natomiast na pracodawcy, jeżeli wraz z zakończeniem umowy o pracę pracownik posiada jeszcze niewykorzystany urlop wypoczynkowy. To z kolei wiąże się z koniecznością ustalenia aktuarialnych rezerw pracowniczych na niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Regulacje dotyczące wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oraz jego kalkulacji zawarte są w „Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop”.

W celu wyliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy należy:
1. ustalić podstawę wymiaru urlopu – w tym celu konieczne jest obliczenie średniego stałego wynagrodzenia pracownika oraz składników zmiennych, w tym premii i prowizji z 3 ostatnich miesięcy
2. podstawę wymiaru urlopu wypoczynkowego podzielić przez współczynnik urlopowy obowiązujący w danym roku (w 2019 r. wynosił on 20,92)
3. otrzymany wynik podzielić przez dobową normę czasu pracy, która jest wyrażona w godzinach
4. stawkę godzinową ekwiwalentu pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu pracownika

Otrzymamy w ten sposób kwotę brutto ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy pracownika.

Pracodawca – w związku z prawdopodobieństwem wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – zobowiązany jest do wcześniejszego ustalenia rezerwy aktuarialnej na niewykorzystany urlop. Decyzję o tym, czy rezerwa urlopowa powinna zostać utworzona, kierownik jednostki powinien podjąć biorąc pod uwagę:
1. czy koszty z tytułu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy są istotne
2. jaki jest rodzaj grupy pracowników, których dotyczy wyznaczenie rezerwy na świadczenia pracownicze

Rezerwy aktuarialne na niewykorzystany urlop obliczane są jako iloczyn ekwiwalentu za jeden dzień urlopu i liczby dni niewykorzystanego urlopu.

Rezerwy na niewykorzystany urlop wypoczynkowy – obok rezerw na odprawy emerytalne, odprawy rentowe oraz rezerw na nagrody jubileuszowe – są jedną z najczęściej tworzonych rezerw aktuarialnych na świadczenia pracownicze.

Czytaj także:

Kto powinien dokonać wyceny rezerw na świadczenia pracownicze?

Czy na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) należy tworzyć aktuarialne rezerwy pracownicze?

Rezerwy na odprawy emerytalne i rentowe, a Pracownicze Programy Emerytalne (PPE)

Wzrost płacy minimalnej

Wycena rezerw pracowniczych w ujęciu Krajowego Standardu Aktuarialnego nr 1