Czy roczna wycena rezerw na świadczenia pracownicze może być przeprowadzana w oparciu o dane kadrowe z października?

2023-11-20

Najkrótsza odpowiedź na to pytanie brzmi: tak.
Chcąc wyjaśnić szczegóły należy wspomnieć o kilku ważnych warunkowych elementach.

Na ogół firmy potrzebują wyceny rezerw na nagrody jubileuszowe, odprawy emerytalne itp. by wykorzystać ją do rocznego bilansu, który standardowo zamykają na 31 dzień grudnia.
Ze względu na natłok prac kadrowo-księgowych związanych z zamknięciem roku oraz faktem, że jest to okres świąteczno-noworoczny, to nie zawsze jest możliwość przekazania aktuariuszowi danych dopiero w grudniu. Tym bardziej, że chociażby w połowie grudnia nie ma jeszcze de facto danych wg stanu na 31 grudnia!
Zatem pojawia się pytanie jakie dane będą wystarczająco dobre? Zasadniczo istnieją dwie możliwości.
Po pierwsze można we własnym zakresie zaprognozować stan kadrowo-płacowy, tzn. wprowadzić do tzw. tabelek dla aktuariusza dane przeliczone już na 31 grudnia. Zatem konieczne jest zapewne:
     • odpowiednie zwiększenie stażu,
     • uwzględnienie w podstawach świadczeń ewentualnie planowanych do końca roku podwyżek,
     • usunięcie z listy pracowników, tych którzy do końca roku odejdą z pracy bądź wskazanie dat ich rozwiązania umów,
     • ustalenie kto w tym okresie przejdzie na emeryturę,
     • rozważenia możliwości innych dużych ruchów lub zmian kadrowych.
Drugą metodą jest ustalenie kwoty rezerw na datę 31 grudnia lecz z danymi kadrowymi wg stanu na przykład na 31 października – bez ich zmieniania. Wówczas dane do biura aktuarialnego mogą być przekazane bez stosowania korekt. Aktuariusz sam „przesuwa” staże o ustalony okres (w tym przykładzie o 2 miesiące). Poza tym to aktuariusz zapyta o prognozowane wzrosty w tych 2 ostatnich miesiącach roku. Ostatecznie w raporcie aktuarialnym wyraźnie wskazane zostanie, że dane do wyliczeń były ustalone wg stanu na 31 października.
W przypadku wątpliwości która z tych metod jest dla firmy odpowiednia najlepiej wcześniej ustalić to z nadzorcą lub audytorem.
O ile nie ma przesłanek ku temu, że do końca roku nastąpią jakieś nietypowe zmiany w zatrudnieniu, polityce kadrowej czy w zasadach wypłaty świadczeń, to wykorzystanie do wyceny rezerw danych wcześniejszych niż grudniowe jest poprawne.
W razie wątpliwości zawsze służymy pomocą w optymalnym ustaleniu zakresu i momentu przekazania danych do aktuarialnej wyceny rezerw pracowniczych.


Czytaj także:

Stopa dyskonta w wycenach aktuarialnych na koniec października 2023

Podstawa odpisu na ZFŚS 2024 – rząd planuje pełne odmrożenie 

Płaca minimalna na 2024 rok a wycena pracowniczych rezerw aktuarialnych