Niewykorzystany urlop wypoczynkowy – w jaki sposób wyliczyć ekwiwalent urlopowy?

Co do zasady, istnieje obowiązek wykorzystywania urlopów wypoczynkowych w naturze – pracownik bowiem powinien mieć szansę do rzeczywistego odpoczynku. To prawo pracownika zagwarantowane jest w Kodeksie Pracy, zgodnie z którym powinien on wykorzystać urlop wypoczynkowy na odpoczynek. Kodeks Pracy wskazuje także na sytuację wyjątkową, czyli ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy następuje tylko po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy o pracę i jest ona obowiązkiem każdego pracodawcy, którego nie można się zrzec. Stanowi o tym art. 171 Kodeksu Pracy. Zgodnie z nim, aby ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy został wypłacony, muszą być spełnione następujące warunki:
1. umowa pomiędzy pracodawcą a pracownikiem musi być rozwiązana,
2. pracownik w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia umowy musi posiadać niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Niezgodna z prawem jest zatem sytuacja, kiedy pracodawca wypłaca ekwiwalent za urlop pracownikowi pozostającemu z nim w stosunku pracy. Brak jest możliwości wypłaty ekwiwalentu w zamian za to, że pracownik nie skorzysta z przysługującego mu urlopu wypoczynkowego.
Istnieje jednak wyjątek, w którym powyższe zasady nie mają zastosowania. Jeśli pracownik i pracodawca postanowią o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w kolejnym zatrudnieniu – pod warunkiem, że zatrudnienie będzie u tego samego pracodawcy i nowa umowa zostanie podpisana bezpośrednio po kończącej się umowie – pracodawca nie ma wówczas obowiązku wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Aby obliczyć wysokość ekwiwalentu urlopowego, należy uwzględnić współczynnik ekwiwalentu obowiązujący w danym roku – w 2019 r. wynosi on 20,92. Następnie należy ustalić podstawę wymiaru ekwiwalentu poprzez uwzględnienie przeciętnego wynagrodzenia pracownika. Kolejnym krokiem jest obliczenie ekwiwalentu za 1 godzinę niewykorzystanego urlopu - podstawę wymiaru ekwiwalentu należy podzielić przez wskaźnik ekwiwalentu, a następnie podzielić przez dobową normę czasu pracy pracownika. Otrzymany w ten sposób wynik pomnożyć należy przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

W wielu spółkach niejednokrotnie pojawia się pytanie, czy utworzenie rezerwy na niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest obowiązkowe oraz co dzieje w sytuacji, kiedy na dzień bilansowy pracownicy spółki nie wykorzystali urlopu wypoczynkowego.
Międzynarodowy Standard Rachunkowości nr 19 (MSR 19) stanowi, że świadczenie z tytułu niewykorzystanego urlopu jest krótkoterminowym świadczeniem pracowniczym. Szacowanie rezerwy na niewykorzystany urlop odbywa się z uwzględnieniem:
1. współczynnika urlopowego,
2. liczby godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu,
3. miesięcznego wynagrodzenia pracownika.

Podczas wyznaczania rezerwy na niewykorzystany urlop należy także uwzględnić narzuty ZUS oraz inne obciążenia, które wynikają z zakładowych układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania.

Krajowy Standard Rachunkowości nr 6 (KSR 6) stanowi, że rezerwa urlopowa tworzona jest w celu dokonania właściwego odniesienia kosztów do czasu, w jakim jednostka rzeczywiście uzyskała efekty pracy pracowników. Podejmując zatem decyzję o utworzeniu rezerwy na niewykorzystany urlop, spółka powinna przede wszystkim przeanalizować, czy koszty z tytułu ekwiwalentu za urlop są istotne oraz określić, jakiej grupy pracowników dotyczą.

Natomiast zgodnie z ustawą o rachunkowości, rezerwa na niewykorzystany urlop wypoczynkowy to bierne rozliczenie międzyokresowe kosztów i zobowiązania z jej tytułu powinny być ujmowane w bilansie spółki jako rezerwy na zobowiązania.

Czytaj także:

Rezerwy pracownicze: kiedy spółka powinna dokonać wyceny rezerw na świadczenia pracownicze

Wycena rezerw pracowniczych w ujęciu Krajowego Standardu Aktuarialnego nr 1

Stopa dyskonta w wycenie aktuarialnej rezerw na świadczenia pracownicze

Metody wyceny aktuarialnej w Międzynarodowym Standardzie Rachunkowości nr 19

Aktuarialne rezerwy na świadczenia emerytalne